Вход в систему

WordВ этой статье я предлагаю Вашему вниманию несколько интересных дополнений к Microsoft Office-будут рассмотрены те возможности ,о которых не все знают.
 

 

 

 

 

 

Chart Advisor для Excel

По сути, Chart Advisor (www.microsoft.com/office/labs/index.html  и www.softpedia.com/get/Office-tools/Other-Office-Tools/Chart-Advisor.shtml) строит пo вашим данным все возможные варианты диаграмм, позволяя сразу увидеть конечный результат и выбрать наиболее подходящий тип под вашу задачу.Также, есть возможность быстро фильтровать данные.

Внимание! При установке данного аддона (от англ. Add-on, хотя еще пишут "AddOn" или "addon", т.е. дополнения), я провозился почти два дня.Проблемы были разные (то требует установки Primary Interop Assemblies, то при запуске уже после установки аддона, Excel 2007 "вылетает" и сообщает об ошибке, а то вообще просто устанавливаться не хочет). Да к тому же учтите, что во время установки Chart Advisor нужен Интернет) так как программа еще скачивает установочные файлы.
Microsoft Office 2007
Все эти проблемы меня только раззадорили. И я решил достигнуть желаемого результата, и начал "играться" с установкой и удалением разных версий Microsoft Office 2007. Проблема оказалась в полной установке (рис.1)  Excel (во всех пунктах инсталлятора, относящихся к Excel, выбрать Запускать с моего компьютера), а еще потребуется обновление SP3 к Microsoft Office.

Правда, на работе у секретаря стоит Windows ХР "розукрашка", т.е. ставилась ОС не с оригинального образа, а какая-то модифицированная версия Windows ХР Game Edition 2011. Так вот там вообще аддон не запустился для установки. Еще есть ограничения:

1. Chart Advisor работает (официально) только в Excel 2007. Но это не проблема, поскольку вы всегда можете скопировать диаграммы из Excel на слайд PowerPoint или открыть файл с данными в Excel 2010.

2. Chart Advisor не устанавливается, если вы используете Office 2010. Он ссылается на отсутствие Visual Studio 2005 (даже, если он установлен) или каких-то его компонентов. Интересно то, что после удаления 2007 версии и установки 2010, данный аддон работал нормально.
Сhart Advisor
Итак, вы установили Chart Advisor. Выберите нужную таблицу. Нажмите кнопку Chart Advisor (рис.2) на ленте "Вставка".Откроется Chart Advisor от Microsoft Office Labs (рис.3).

Интерфейс интуитивно понятен. В верхней части окна Chart Advisor Recommendations (Рекомендации Советника диаграммы) отображаются графики, которые оптимально подходят к вашей таблице Excel. При этом Chart Advisor помечает каждый график в процентах от его пригодности к выбранным данным таблицы.
Chart Advisor от Microsoft Office Labs
Варианты графиков для разных таблиц отображаются разные. В отображаемом окне умещается обычно до пяти вариантов, а ведь их может быть больше. В таком случае нужно нажать кнопку (рис. 3). Тогда перед нами предстанет, например, такой выбор (рис. 4).

Программа сама "рекомендует" не только различные графики, но предлагает для некоторых разные масштабы. Особенно часто разные масштабы предлагаются для "гистограмма с группировкой" (Clustered Columm), "гистограмма с накоплением" (Stacked Columm), "линейчатая с группировкой" (Clustered Ваг), "линейчатая с накоплением" (Stacked Ваг), "диаграмма с накоплением" (Stacked Area).
OfficeКстати, вы уже, наверное, обратили внимание на то, что в дополнение к этому программа делит типы диаграмм "Clustered Ваг" и "Clustered Columm" на сгруппированные в группы разноцветные столбики и раздельные одноцветные столбики/линии. При этом вы можете меня упрекнуть в том, что советую дополнение, которое не создает объемные диаграммы.

С этим нет проблем, любой тип созданной диаграмм можно преобразовать в Microsoft Office Excel 2007 в объемный вид (кстати, для Excel 2010 почему-то доступно лишь в версии 32-бит). Ну да это дело вкуса.

Также в окне программы отображается предварительный график, который вы выбрали в разделе "Chart Advisor Recommendations". В левой части окна отображаются некоторые разделы настройки графика.
Раздел "Modify Chart" (Изменить диаграмму) позволят внести изменения в выбранный график. Когда вы вносите какие-то изменения в этом разделе, появляется диалоговое окно для обновления диаграммы согласно сделанным изменениям (рис 5).
Update chartДаже для тех, кто не знает английского интуитивно понятно, какую кнопку нужно нажать, чтобы обновить отображение графика (Update Chat) или не применять изменения (Undo Changes).

Настройки в разделе "Filter Data" (Данные фильтра) дают возможность делать более точную настройку данных, которые будут на графике. Существует два параметра фильтра.

Columm А - позволяет выбрать данные для отображения на графике.
Columm В - позволяет задать условие отбора для выбранных данных. Условия фильтра есть такие: equals (равняется), does not equal (не равняется), if greater than (если больше), is greater than equal to (если равно или больше), is less than (если меньше), is less than or equal to (если равно или меньше).
После фильтрации
Для примера привожу график до применения фильтрации данных (рис. 3) и после (рис. 7). В итоге отображаются данные таблицы, введенные в 3-6 ячейках, значения которых равны или меньше 9.

Итак, предположим, Вы уже настроили отображение данных на графике. Все. Нажатием кнопки “Insert Chart” (Вставить график) вставляете график в Excel. Не получился желаемый график? Нажмите кнопку "Cancel" (Отменить) и откорректируйте таблицу.

Кстати, можно попробовать перевернуть таблицу. Для этого просто выделите ячейки, входящие в переворачиваемую таблицу. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<C>. Щелкните правой кнопкой мыши по той ячейке, начиная с которой будет располагаться перевернутая таблица, и из контекстного меню выбираем пункт "Специальная вставка...". В открывшемся окне "Специальная вставка" (рис. 8) установите флажок возле пункта "транспонировать" и нажмите кнопку "ОК".
Специальная вставкаПараметры вставки

 

 

 

 

 

 

 

Если у вас 2010 версия, то вместо "Специальная вставка... " нажмите кнопку, отмеченную на рис. 9.

 

KuTools для Excel

 

Эта надстройка (www.extendoffice.com/download/kutools-for-excel.html) предлагает разнообразие особенностей, чтобы помочь вам рассмотреть данные в Excel по-другому.
Мастер навигации
Аддон добавит специальный мастер навигации, т.е. окошко (рис. 10), которое делает легче работу с книгами Excel, благодаря отображению книг, листов, ячеек с данными, напоминающее окно поиска, которое будет полезно, при большом объеме данных или групповом переимено-вании названий данных. Работать в таком окне навигации не трудно и интуитивно понятно.
После установки предлагает зарегистрироваться.
 

 

 

pptPlex для PowerPoint

Дополнение (www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=28558; http://pptplex.en.softonic. com, рис. 11) к Microsoft PowerPoint 2007-2010, позволяющее использовать альтернативный подход для демонстрации слайдов презентации.
pptPlex
Интерфейс интуитивно понятен. Вы просто получаете еще несколько вариантов показа слайдов. Советую обратить внимание на инструменты "Add Live Content" ("Добавить живое содержимое" -позволяет импортировать в презентацию файлы Word, PowerPoint, Visio, Excel),"Canvas Background"
Фон холста-SmartArt("Фон холста" - эти фигуры (рис. 12) чем-то напоминают объекты SmartArt, но будут на весь слайд).

Ну а за возможность демонстрировать презентацию по-новому (кнопки группы “Start pptPlex” (Запустить pptPlex) я и говорить не буду. Это нужно увидеть собственными глазами! При демонстрации сможете увеличивать слайды колесиком мышки. Теперь мельчайшие объекты на слайде будут видны.

А еще у Вас появляется слайд с кратким обзором разделов презентации. Для этого создайте в презентации слайды, нажав на кнопку "Insert New Section" (Вставить новую секцию).

VisualBee для PowerPoint

VisualBee (www.visualbee.com/products/download.html) анализирует текст и структуру слайдов презентации, и строит свои шаблоны именно для вашей презентации. Ёсли сказать иначе, то изменяет фотографии, изображения и фон.

Хотя в действительности, от дополнения не так и много пользы. Да еще и проблемы возникают при установке VisualBee. Об этом скажу в конце статьи.

Итак, рисунки подбирает из базы визуального банка VisualBee на собственном сайте. А в случае профессиональной версии у вас на страницах социальных сетей. При том принцип подбора похож на подбор стандартных рисунков Microsoft Office. Но еще и при этом понимает только слова на английском языке. Да, если у вас презентация на славянском языке, то никакого дизайна вы не получите.
Slide gallery
Зато, если нажать кнопку "Slide Gallery", то получим доступ к 27 разным вариантам объектов, похожих на SmartArt, но по структуре это простые графические объекты (рис. 13). И это лишь немногие из них. При этом все варианты имеют разные варианты цветового оформления. И как Вы понимаете, эти объекты можно редактировать.

И вот это действительно полезно! Благодаря этому, Вы сумеете удивить своей презентацией!А так как VisualBee (рис. 14) на меня сильного впечатления не произвел, то я просто сохранил презентацией все шаблоны объектов VisualBee и удалил это дополнение.
Slide gallerySlide Gallery
 

 

 

 

 

 

 

VisualBee

 

NXPowerlite Desktop Edition

Когда прочитал, что данной программой (www.neuxpower.com/landing/ru-ru/, рис. 15) пользуется более чем миллион человек по всему миру, и что NXPowerlite уменьшает размер файлов PowerPoint, Word, Excel, JPEG и PDF со степенью сжатия до 95%. То не поверил прочитанному.
NxPowerLite
Ну не может быть так, чтобы какая-то программа работала лучше самого Microsoft Office (интегрируется на ленту надстроек) с его же родными фай-лами, да при этом еще интегрируется и с почтовым клиентом для автоматического сжатия вложений при их отправке.

Вычитал на официальном сайте, что программа подменяет оригинальный файл упакованным ZIP-файлом. Например, был файл "документ.doc" или "документ.docx", а стал "документ.ziр", но только вместо окончания файла ZIP все равно будет стоять DOC или DOCX соответственно.

Решил проверить я "полезность" такого дополнения. Итак, простой пример с файлом Word. Взял документ, содержащий несколько картинок, отсканированных с разрешением 200 dpi и 300 dpi, а также картинки, сохраненные из Интернет, фрагменты фотографий с цифрового фотоаппарата.

Размер такого файла приблизительно 27 Мб. После сохранения его при помощи NXPowerlite, файл уменьшился до 811 Кб. В итоге получил выигрыш в 97%. А документы Word, содержащие сугубо текст, поддаются сжатию всего на 2-3%. Ну как Вам такое?

Я был заинтригован. Нашел пару файликов, где имелись картинки, которые Word "не хотел" удалять обрезанные области. И что Вы думаете? NXPowerlite сделал то, что не смог Word.

Работать с программкой очень просто. Кнопка "Оптимизировать с помощью NXPowerlite" отображается в ленте "Надстройки". Есть несколько вариантов сохранения: "Печать", "Экран", "Мобильные устройства", "Специальный". С названий оптимизаций понятно, для какого варианта они уже созданы.
NxPowerLitenxPowerLite
Если Вас не устраивают первые три, то выбирайте последний ("Специальный") и жмите кнопку "Параметры". Как видите (рис.16 и 17), настройки просты и понятны. Итак, основные возможности: пакетная обработка документов и выбор уровня оптимизации.

Настройка лент меню в Office 2010

Ленты в Microsoft Office можно самостоятельно настроить. Что крайне полезно при работе с VisualBee. Проблема аддона VisualBee заключается в том, что лента VisualBee может исчезнуть из программы. В таком случае придется настроить ленты Microsoft PowerPoint 2010. Для этого нажмите Файл > Параметры > выберите пункт "Настройка ленты".

Благодаря этой настройке в Office 2010 можно добавить свои вкладки, скрывать и отображать вкладки и группы. Все элементарно просто. Убрали птичку - скрыли ленту. Поставили птичку  - сделали ленту видимой.

Нажали кнопку "Создать вкладку" - создали новую вкладку. Кнопка "Переименовать" дает возможность изменить название ленты или группы инструментов на ленте. Можно дополнить ленту инструментами или наоборот удалить. Все понятно и просто и для остальных кнопок настройки интерфейса.

Так вот я и хотел Вам сказать, чтобы лента VisualBee стала видна, придется либо создать ее, либо сначала скрыть ее, а затем сделать видимой.